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Le Coronavirus : un accélérateur de prise de conscience du rôle des entreprises et de leurs dirigeants

La crise du Coronavirus a mis en lumière l’urgence de changer notre monde. Nous vivons dans un monde fini, avec des ressources limitées. Les nouvelles générations challengent les modèles existants. Les autres ont le sentiment de courir un sprint, toujours plus vite. Le besoin de ralentir, de privilégier le durable, l’envie d’humanité, de bienveillance émergent face au dictat de la performance et de la productivité.

Du côté de l’entreprise, l’obsession du résultat et des gains de productivité ont conduit à une optimisation permanente des processus et des organisations, entrainant suppressions de postes, forte pression sur les équipes et autres délocalisations.

Dans ces organisations mondialisées, bon nombre de cadres sont en quête de sens.

Les conséquences : un nombre croissant de burn-out, de dépressions, un déficit de responsabilisation et de confiance des contributeurs, un management trop focalisé sur un rôle de contrôleur, qui ne crée pas de valeur et génère du mal-être au travail.

La pression du résultat : principal facteur qui détruit la confiance

La pression sur le résultat à court terme engendre des comportements auto-orientés dont les conséquences sont lourdes. Et par conséquent, plus un manager est auto-orienté, moins la confiance que lui accorderont ses collaborateurs sera élevée.

Voici les comportements typiques et obsolètes que l’on observe de la part de ce type de manager :
– Son intérêt personnel passe en premier, avant les enjeux collectifs,
– Il recherche une position de pouvoir sur les autres, sur l’organisation,
– Il attache plus d’importance à son statut, sa position, son salaire qu’à la réussite collective,
– Il rentre dans des querelles d’égo,
– Il mène des combats politiques, des intrigues pour faire avancer sa carrière,
– Il aime le combat et recherche plutôt les issues gagnant/perdant,
– Il « utilise » les autres pour atteindre ses objectifs,
– Il n’est pas transparent, car la rétention d’information est une forme de pouvoir,
– Il n’assume pas ses erreurs et peut chercher un bouc émissaire,
– Il est avare en signes de reconnaissances
– Il s’attribue les succès de ses équipes,
– Il ne cherche pas à transmettre,
– Il peut freiner la progression d’un collaborateur pour garder un talent auprès de lui,
– Il parle beaucoup et a toujours raison,
– Il critique les idées des autres,
– Il ne respecte pas toujours les règles et le cadre collectif.
– …

Le manager de demain sera altruiste ou ne sera pas

Dans des organisations conscientes des enjeux de développement durable, les managers se montreront altruistes, c’est-à-dire avec une très faible auto-orientation.

Voici les comportements que notre manager du « monde d’après » développera de plus en plus :
– Il fait toujours passer les enjeux collectifs avant ses propres enjeux,
– Il aime les gens, ses équipes,
– Il est passionné par l’humain, au moins autant que par son métier,
– Son obsession est de faire grandir ses collaborateurs,
– Il développe un état d’esprit collectif, en lien avec des valeurs dans lesquelles l’ensemble des équipiers se retrouvent,
– Il est au clair avec les règles éthiques et se montre intransigeant avec celle-ci,
– Il favorise toujours la progression de ses équipiers quitte à les voir partir sous d’autres cieux,
– Il est à l’écoute de ses collaborateurs,
– Il propose des challenges collectifs motivant et porteurs de sens,
– Il est vigilent à l’ambiance de travail,
– Il se bat pour obtenir des moyens pour son équipe,
– Il donne de nombreux signes de reconnaissance,
– Il exprime sa gratitude avec sincérité,
– Il veille à une juste répartition des récompenses au sein de l’équipe,
– Il fait confiance à priori,
– Il responsabilise sans mettre ses équipes dans une zone de danger,
– Il fait des points réguliers avec chacun qui ne sont pas vécus comme un exercice de contrôle, mais de soutien,
– Il privilégie l’intelligence collective et les décisions prises en commun dans un esprit de coopération,
– Il recherche toujours des solutions gagnant-gagnant,
– Il met en avant son équipe,
– Il est en mesure de se connecter aux autres sur le terrain des ressentis,
– Sa réussite se mesure d’abord au bien-être de ses équipiers, les bons résultats en seront une conséquence naturelle,
– Il favorise des moments de convivialité au sein de l’équipe,
– Il n’évite pas le conflit, mais l’aborde avec un esprit constructif, ouvert et orienté solution,
– Il adapte son management aux profils de ses équipiers (compétence, autonomie, centres d’intérêts, profils de personnalités)

En étant d’abord au service de son équipe, notre manager altruiste développera un climat de confiance au top ! Il en récoltera les fruits car des collaborateurs épanouis et en confiance offriront un meilleur service aux clients.

La satisfaction et la fidélisation de ces derniers aura un impact positif sur les résultats au grand bonheur des dirigeants et actionnaires.

Interview de Bertrand HUCK à la suite de la certification Qualiopi de B & H en octobre 2020

La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante :

ACTIONS DE FORMATION

Bertrand, en quoi consiste la certification Qualiopi ?

Voilà ce qui est indiqué sur le site officiel du gouvernement :

« La marque « Qualiopi » vise à attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences et de permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.

Au 1^er janvier 2022, la certification qualité est obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés ; la marque Qualiopi concerne donc tous les prestataires, y compris les formateurs indépendants, dispensant des actions de formation, de bilans de compétences, permettant de faire valider les acquis de l’expérience, de formation par apprentissage.

Pour permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers

La marque « Qualiopi » est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) sur la base du référentiel national qualité. »

 

L’obligation entre en vigueur début 2022, pourquoi avoir anticipé ?

Engagé dans les métiers du conseil, de la formation et de l’accompagnement depuis plus de 10 ans, j’ai à cœur d’assurer des prestations de qualité à mes clients et de m’inscrire dans la durée avec un véritable esprit de partenariat. La qualité de mes prestations et la satisfaction de mes clients au travers d’une mesure objective de celle-ci ont toujours été inscrites dans ma démarche.

Il me parait essentiel d’obtenir la reconnaissance de mon professionnalisme, dont la satisfaction et la fidélité de mes clients et partenaires sont la plus belle illustration.

La qualité de mes prestations et la satisfaction de mes clients ont toujours été inscrites dans ma démarche.

C’est pourquoi, je me suis engagé dès 2016 dans un processus de certification auprès de ICPF & PSI. La certification ICPF & PSI m’a permis de faire reconnaitre mes acquis et mon expérience et aussi de m’inscrire durablement dans une démarche qualité structurée et pérenne. Cette certification m’a ensuite offert l’assurance d’être référencé Datadock automatiquement.

Ces démarches de certification sont pour moi une façon de rassurer et de sécuriser mes clients et prospects et de me distinguer sur un marché foisonnant.

J’ai donc souhaité obtenir la certification Qualiopi dès que possible et sans attendre la date butoir obligatoire.

 

Quels bénéfices pour vos clients ?

Ces nouvelles dispositions légales qui encadrent le marché de la formation professionnelle, nous challengent et nous imposent une grande rigueur dans l’organisation de nos activités et dans l’approche commerciale, marketing, administrative, pédagogique, méthodologique et de développement de nos propres compétences.

Je suis donc intimement convaincu que la poursuite et le développement de mon activité passeront par une démarche qualité structurée et une reconnaissance de celle-ci par un certificat crédible et indépendant.

Voici quelques éléments de réflexion sur les difficultés que rencontrent les nombreux managers en charge de missions transversales que je croise dans le cadre de mes formations et accompagnements.

Un manager transversal est investi d’une mission dite stratégique. Cette mission est permanente, traverse l’organisation. Il est seul, n’a pas de pouvoir hiérarchique et doit convaincre toutes les parties prenantes du bien-fondé de sa mission.

Pour cela il n’a pas d’équipe, parfois il dispose d’un budget (plus ou moins important), en règle générale d’une lettre de mission qui est sensée lui donner une légitimité réelle.

Malgré le fait que l’on communique, parfois avec emphase, sur l’enjeu de la mission transverse, le manager en charge de celle-ci éprouve bien souvent un sentiment de solitude qui se traduit par une écoute et une prise en compte insuffisante des sujets qu’il doit faire avancer.

Le manager transversal ne peut atteindre ses objectifs seul. Sa réussite dépend de sa capacité à engager l’ensemble des parties prenantes pour les rendre acteurs et faire en sorte qu’ils agissent chaque jour pour que la mission transverse se réalise (exemples : démarche qualité, RSE, politique RH, mise en place d’outils digitaux, de nouveaux processus, développement d’offres produits et services, Key Account Management…etc.).

Le manager transversal n’a pas le pouvoir d’imposer, il doit donc manager par influence. La clé : faire converger les enjeux de chacun avec les enjeux de la mission transverse.

Comment la réussite de notre mission va-t-elle servir l’atteinte des objectifs des différents décideurs au sein de l’ensemble de l’organisation ? Quels sont les plus influents ? Qui a vraiment le pouvoir de décisions ? Qu’ont-ils à gagner ou à perdre en cas de succès du manager transversal ? Ce dernier vient-il empiéter sur leur territoire ?

Les résistances, parfois irrationnelles, peuvent être innombrables. Face à ces dernières, le manager transversal devra faire preuve de persévérance, de sens stratégique, de diplomatie, de talents de négociateur, de capacité de persuasion, d’empathie, de résilience, d’humilité, d’expertise technique, de sens politique, d’un excellent relationnel, d’une confiance en soi inébranlable, d’une posture de leader (partager une vision, savoir motiver, se montrer exemplaire)…etc…etc.

La palette de qualités du manager transversal est extrêmement large, peut-être plus que celle du manager d’équipe ou de projet.

Ne sous-estimons pas leur rôle car ils portent des missions dont les enjeux impacteront l’ensemble de l’organisation sur des sujets de fond avec des effets à long terme.

Ils souffrent encore trop d’un déficit de reconnaissance et d’un manque de légitimité, le nombre de personnes managées en hiérarchique étant encore, le plus souvent, la marque la plus visible et la plus reconnue de pouvoir.

Alors, pour éviter que nos managers transverses ne s’usent et finissent par renoncer, invitons l’ensemble des responsables à plus d’écoute, à apporter leur support, à jouer collectif en se montrant ouvert afin d’intégrer les enjeux de la mission dans leurs propres agendas.

Et n’oublions pas de former et d’accompagner les managers transversaux qui sont le plus souvent des experts de leurs domaines, et rarement des spécialistes du réseautage et de l’influence.

Le constat : un environnement en mouvement permanent qui met en péril la cohésion de vos équipes

Nous vivons dans un monde changeant, complexe, hyper-concurrentiel, mondialisé, avec de nombreuses ruptures technologiques. Cet environnement imprévisible exige des entreprises une grande capacité d’adaptation. Par conséquent, les réorganisations sont fréquentes, les compétences doivent évoluer sans cesse, tout comme le contenu des missions, la taille des équipes, les modes de fonctionnement et de management.

L’entreprise évolue en continu. Il ne s’agit plus de mener des projets de conduite du changement à intervalles plus ou moins rapprochés. Le challenge consiste, pour chacun, à vivre en permanence avec la notion de changement. Cela engendre des peurs, parfois irrationnelles. Ces peurs peuvent pousser chaque coéquipier à avoir des réactions inadaptées comme le repli sur soi, le rejet, la colère,…

Ces comportements individuels sont souvent les symptômes conduisant au constat d’un déficit de cohésion au sein de l’équipe. Le reflexe des leaders d’équipes est, souvent, de mettre en place un « team building » (activités en plein air, sportives et/ou purement ludiques) qui offrira une respiration à l’équipe, sans permettre d’évolution durable et profonde.

 Le challenge : Reconstruire la cohésion et l’implication en trouvant des solutions face à 3 types de peurs

• Peur de l’inconnu : manque de vision, absence de cadre, organisation floue, manque d’informations sur les moyens…
• Peur de l’autre : méconnaissance de son fonctionnement, de sa personnalité, de ses motivations, de ses besoins et exigences….
• Peur des pertes : devoir renoncer à des avantages (statut, rôles, signes de reconnaissances…), diminution des pouvoirs, du plaisir, de l’autonomie, ne plus être à la hauteur en termes de compétences…

La réponse appropriée : le coaching d’équipe, l’intelligence collective et la co-construction des solutions

Vos bénéfices :

• Un gain de temps de plusieurs mois car les points durs sont identifiés sans détours et des solutions sont apportées dans un esprit constructif.
• Un engagement supérieur des équipiers car tous participent et co-construisent.
• La garantie de faire de ce coaching d’équipe un moment à la fois utile et agréable.
• Une plate-forme pour lancer les plans d’actions.

N’attendez pas les premières alertes RPS ! Les professionnels de l’accompagnement RH, du conseil, de la formation et du coaching sont souvent sollicités lorsque les dirigeants sont confrontés à des situations de crise.

Les audits menés mettent souvent évidence la présence d’une ou plusieurs des peurs évoquées ci-dessus. Malgré leur bonne volonté, les dirigeants, qui pensent avoir fait le nécessaire en termes de communication, sont étonnés par des réactions qui sont en réalité des symptômes de la présence des peurs.

Il n’est pas trop tard pour adresser chacun de ces points. Bien évidemment, il vaut mieux anticiper.

Que faire ? Comment relancer la dynamique ?

Paradoxalement, certains managers hésitent à réunir leurs équipes pour un séminaire de cohésion ou un coaching d’équipe, car ils craignent de devoir faire face à des revendications, de la colère, à des « leaders d’opinion » qui entraineraient le reste de l’équipe dans la critique et le mécontentement.

Pourtant, en deux ou trois jours, vous gagnerez 6 à 12 mois en relançant une dynamique d’équipe, en clarifiant les zones d’ombre, en rassurant, en écoutant, en impliquant pour rendre chaque équipier acteur, en laissant s’exprimer l’intelligence collective par l’émergence de solutions venant du groupe.

De plus, ce sont des moments emprunts de plaisir, on brise la routine, on partage la joie de la co-construction, on découvre ou redécouvre l’autre et on restaure la fierté d’appartenance dont tout un chacun a besoin. En fait, la dynamique du collectif est le meilleur remède au négativisme.

Quelle posture est nécessaire de la part du leader d’équipe ?

La transparence

Le responsable, dirigeant ou manager, de l’équipe sera présent lors du séminaire de cohésion. Il doit tout d’abord être prêt à faire preuve de transparence. Il donnera du sens sur le pourquoi d’un séminaire ou coaching d’équipe, pourquoi maintenant.

Il doit aussi être en mesure de rappeler, préciser ou, parfois communiquer pour la première fois, les principaux défis stratégiques de l’équipe, donner des éléments de contexte. Beaucoup de managers sous-estiment la capacité de tout un chacun à comprendre, intégrer et mettre en perspective des enjeux stratégiques. Mettre en lien des changements qui impactent le quotidien des équipes avec la stratégie de l’entreprise est fondamental. Il s’agit également de positionner l’ensemble dans son écosystème, partager une vision, fixer un cap. Cela permet de prendre de la hauteur et fait appel à l’intelligence de chacun.

Les résistances au changement viennent très souvent du manque de transparence. Les équipiers ont besoin de comprendre comment, par qui et pourquoi les décisions sont prises.

L’humilité et courage

Il est essentiel pour le manager de mettre de côté ses préjugés, de manifester une vraie volonté d’écoute et de remise en question. Ce type de séminaire de cohésion d’équipe est un espace unique d’expression. C’est une respiration nécessaire car, bien souvent, elle ne trouve pas de place par ailleurs. Chacun est enfermé dans sa routine et ses habitudes du quotidien, parfois tétanisé par l’inquiétude. De ce fait, l’échange ne se fait pas spontanément et naturellement. Il faut donc créer les conditions de l’échange. Accepter d’ouvrir cet espace d’expression est une vraie preuve d’humilité de la part du dirigeant, mais aussi de courage. C’est le courage d’entendre des choses difficiles, qui pourrait remettre en question certaines de ses certitudes.

Il s’agit aussi d’avoir l’humilité et le courage de reconnaitre que les idées et les solutions peuvent émerger du collectif. Le manager n’est plus celui qui sait et qui impose aux autres qui, eux, se contenteraient d’exécuter.

Positivisme et constructivisme

Il va de soi que les résistances aux changements diminuent considérablement lorsque les gains ou bénéfices sont supérieures aux pertes ou inconvénients. Il s’agit donc pour le manager de se montrer exemplaire, authentique et sincère quant à la situation future. Dans quelle mesure sera-t-elle plus avantageuse pour l’équipe mais aussi pour chacun des individus ? Le manager y croit-il lui-même ? Qu’est-il disposé à mettre en place pour que chacun puisse s’y retrouver ? Quel est son degré d’ouverture, de possibilité de trouver une troisième voie, de penser et agir « out of the box », en prenant en compte les attentes et besoins de ses collaborateurs ?

En se montrant, optimiste, positif, constructif et en permettant à l’équipe d’être force de proposition, c’est-à-dire dans la critique constructive, le leader favorise une dynamique qui permet de sortir du marasme et de la résistance.

Quelle est la valeur ajoutée du coach qui jouera un rôle clé de facilitateur du processus ?

Faire un diagnostic

Avec un œil extérieur, le coach est en mesure de faire une analyse de la situation en amont. C’est une première intervention, qui offre la possibilité au dirigeant ou manager d’avoir une lecture plus claire et moins « émotionnelle » de la situation. Le coach construit avec le client un déroulé du séminaire de cohésion d’équipe ou coaching d’équipe, avec des objectifs précis.

Proposer un parcours sur 2 à 4 jours, structuré, opérationnel, garantissant des résultats concrets

Un déroulé selon les grandes phases suivantes a permis d’obtenir d’excellents résultats:

• Mise en place d’un cadre protecteur pour le séminaire de cohésion d’équipe qui permettra de libérer la parole et, par la suite, l’initiative.
• Communication de la vision et des enjeux stratégiques par le leader de l’équipe.
• Exercices pour créer du lien, s’ouvrir à l’autre, faire ou refaire connaissance.
• Atelier de partage sur les peurs rationnelles et irrationnelles : pertes, difficultés rencontrées, incompréhensions, obstacles, points de blocages, manques de moyens,…
• Expérimentation, pour provoquer une prise de conscience et mettre en lumière l’enjeu d’une plus grande cohésion et coopération.
• Atelier de partage sur les bénéfices qu’apportent les changements si nous savons les aborder en cohésion et de façon constructive.
• Expérimentation, pour vivre et ressentir la fierté de la réussite collective en mode « équipe haute performance ».
• Co-construction d’un état d’esprit collectif à partir des valeurs propres à chacun. Ainsi, chaque collaborateur se retrouve dans ce même collectif, en s’y intégrant avec plaisir et par choix.
• Projection vers un futur positif, réaliste, motivant : atelier créatif.
• Co-construction du comment avec un processus d’intelligence collective : production de solutions opérationnelles et de plans d’actions.

Ces points peuvent être couverts en 2 ou 3 journées selon les contextes. Une troisième, ou quatrième journée peut être consacrée à une meilleure connaissance des uns et des autres au travers de modèles tels que la Process Com®. Cela favorisera le « mieux travailler ensemble ».

Animer, écouter, confronter, donner du feedback, réguler, faire émerger des solutions, « générer du fun »

Reconstruire la cohésion d’équipe nécessite un espace-temps spécifique, un cadre protecteur et libérateur et une facilitation rigoureuse, exigeante et bienveillante pour favoriser une expression ouverte et faire bouger les lignes.

Le ou les coachs (il est souvent nécessaire d’être deux) maîtrisent à la fois les techniques d’animation de groupes, savent créer et maintenir une dynamique et sont aussi en vigilance pour tout ce qui se passe  pendant le coaching d’équipe. Ils savent rebondir, travailler avec la matière produite par le groupe, les comportements, le contenu, la façon dont les choses se déroulent.

Leur talent est de savoir créer ce que nos participants appellent souvent une « parenthèse enchantée », qui aura des effets durables.

Avoir l’exigence d’obtenir des engagements

Un coaching d’équipe ou séminaire de cohésion se termine nécessairement par un ou plusieurs plans d’actions. Il se passe des choses après. Les travaux en sous-groupes se poursuivent. Des engagements sont pris. Le coach est le porteur de cette exigence. Il permet aux équipes de vivre un moment fort, utile, agréable, qui en quelques jours produit des effets qu’auraient exigés plusieurs mois de travail dans la douleur, les tensions relationnelles et le mal-être de nombreux équipiers.

 

Dans de très nombreuses entreprises, l’entretien de fin d’année est perçu comme une évaluation de la performance, du comportement, des capacités et du potentiel des collaborateurs. C’est bien sûr aussi l’objectif. Comment gérer les carrières individuelles sans apporter une appréciation qui sera le fondement des décisions futures en matière d’évolutions professionnelles ? Cependant, posons ici une réserve fondamentale : qui dit évaluation, pense souvent jugement et donc accusé et juge qui lui-même est amené à prononcer une sentence donnant lieu à une sanction. Bien entendu, la sanction peut être positive. Mais reconnaissons que notre esprit critique naturel aurait plutôt tendance à nous faire voir les aspects négatifs. En focalisant ainsi sur ce qui ne va pas, le manager va sans doute souligner exagérément les difficultés, les échecs et points faibles du collaborateur évalué. Celui-ci, se sentant agressé pourrait soit ressentir de la tristesse et de la frustration, soit de la colère et de l’injustice. Dans tous les cas, le dialogue sera difficile, risque de dégénérer en discutailles stériles ou se couper purement et simplement. Les conséquences sur la motivation peuvent être désastreuses.

Comment éviter de tomber dans ce piège ? Ici, encore plus qu’ailleurs, l’attitude du manager-coach sera la plus efficace. Faisons parler notre collaborateur. Qui, mieux que lui, sait quelles sont ses réussites et comment il a fait pour y parvenir ? Qui, mieux que lui, a conscience de ses points d’améliorations ? Qui, mieux que lui, peut le motiver à y travailler ?

Bien entendu, pour que le collaborateur puisse se livrer ouvertement et faire avec son manager un bilan objectif de son activité, il doit exister un vrai climat de confiance entre les deux individus. D’où l’importance de tout le travail que nous avons réalisé toute l’année pour construire une relation de grande qualité avec chacun des membres de l’équipe. C’est le moment ou jamais de montrer que nous ne sommes pas un simple chef, mais un leader, qui est là pour faire progresser ses équipes. C’est toute la différence entre le manager qui est en pouvoir sur et celui qui est en pouvoir pour…

Voyons maintenant comment concrètement mener cet entretien :

Que faire de l’outil d’évaluation imposé par l’entreprise ? Beaucoup d’entreprises ont mis en place des formulaires dont l’objectif, tout à fait louable, est de formaliser l’entretien annuel. Ceci est bien entendu important dans une logique de gestion cohérente des carrières. Malheureusement, ces documents ressemblent trop souvent à un bulletin de note à caractère scolaire. Si l’on se contente de remplir le document pendant l’entretien, ou pire avant celui-ci, et que le formulaire sert de fil conducteur, notre collaborateur de trouvera en position basse, jugé par son manager. Ce dernier en profite pour affirmer son pouvoir et montre sa capacité à juger de l’avenir potentiel de son collaborateur. Pourtant l’entretien dit d’évaluation est une opportunité unique d’échange. Dans cet exercice, le manager se doit de faire preuve d’une grande bienveillance. L’objectif qu’il doit garder en tête est de contribuer à la croissance et l’évolution de son collaborateur. S’il se contente de le juger, il risque plutôt de focaliser sur les points faibles et les difficultés plutôt que sur les axes de développement. Or l’utilisation d’un document sur lequel nous devons, par exemple, donner une note entre 1 et 5 pour chaque domaine de compétence qu’il soit technique ou comportemental, nous poussera malgré nous à nous conduire en professeur de collège à l’heure du conseil de classe.

Notre suggestion est donc de mettre le fameux formulaire de côté. Menons notre entretien comme un échange entre deux adultes dont le but est de progresser ensemble dans un contexte professionnel dans lequel nos succès respectifs sont interdépendants.

L’idéal est de clarifier le contexte de l’entretien en amont et de demander à nos collaborateurs de bien se préparer. Voici le message que vous pouvez leur envoyer :

En vue de l’entretien annuel qui nous permettra de faire un bilan de l’année N et de nous projeter vers l’année N+1, je vous remercie de préparer par écrit les points suivants et de venir muni de ce document à l’entretien (si cela n’est pas fait, l’entretien sera reporté) :

1. Quelles sont vos principales réussites de l’année écoulée ? De quoi êtes-vous particulièrement fiers ? Quels sont les domaines dans lesquels vous avez progressé ? (NB. Merci de donner au moins 3 exemples concrets et de les illustrer avec des chiffres ou des feedbacks précis reçus par des collègues, clients,…)
2. Pourquoi ces réussites ? Qu’avez-vous mis en œuvre ? Sur quels points forts vous êtes-vous appuyé ? Quels sont les qualités que vous avez révélées ou développées à cette occasion ?
3. Quels ont été vos principaux échecs, difficultés, points à améliorer ? (NB. Cela peut concerner tous les domaines : compétences métier, organisation du travail, fonctionnement en équipe ou avec les autres services, comportement, communication interpersonnelle, implication, motivation,…etc.). Merci d’être, là-aussi, très concret en illustrant par des exemples précis.
4. Afin de nous mettre dans une dynamique de progrès, quelles actions, selon-vous, faudra-il mettre en œuvre pour travailler en année N+1 sur ces points d’amélioration ? Quels objectifs concrets pourrons-nous nous fixer ? De quelle aide aurez-vous besoin ?
5. Si vous deviez décrire le job que vous souhaiteriez occuper dans 2 ou 3 ans, le quel serait-il ? Vous pouvez vous projeter au sein de l’entreprise ou en dehors.

Nous pouvons demander cette préparation par un email qui sera accompagné d’une explication orale.

En début d’entretien, pensons à rappeler le contexte et l’objectif de cet entretien. Il est utile également de mentionner quelques règles du jeu :

• C’est un entretien de progrès, pas un jugement du collaborateur par son manager.
• Nous pouvons tout nous dire, à condition de rester respectueux et bienveillant.
• Le collaborateur sera amené à parler en premier et parlera au moins autant que son manager.
• C’est aussi l’occasion pour le collaborateur de donner son feedback sur l’entreprise, ses dirigeants et plus particulièrement son manager.
• On peut fixer une durée de l’entretien, dès le début. Cependant, il est difficile de le prévoir de façon certaine. En fonction de ce que le collaborateur aura à nous dire et du retour qu’il en attend, ainsi que de la complexité des sujets abordés, l’entretien peut se prolonger et dépasser l’horaire initialement prévu. Gardons donc une certaine marge de manœuvre et de flexibilité dans notre agenda. C’est sans doute une des rares exceptions où nous dépasserons volontiers l’horaire prévu pour une réunion.

Suite à la demande de préparation, il est fréquent que nos collaborateurs préparent l’entretien dans les moindres détails par écrit. Dans ce cas, il suffit de le laisser dérouler. La plupart des gens sont lucides sur leurs performances professionnelles, aussi bien les bonnes que les mauvaises. La qualité du questionnement est bien entendu importante.

Pensons à bien suivre la logique telle que déroulée dans le questionnaire préparatoire. Commençons par les éléments positifs, les succès. Soulignons les points forts. Posons les bonnes questions afin de permettre à notre collaborateur de mettre en évidence ses stratégies de réussite.

Le point étonnant ici est, souvent, qu’un collaborateur efficace n’a pas conscience de la façon dont il s’y prend pour accomplir une tâche qu’il a l’habitude de réussir. Hors, la mise en lumière de ces fameuses stratégies de réussite est essentielle. Elles permettent de renforcer la confiance et l’estime de soi et sont surtout un réservoir extraordinaire de ressources pour les moments plus difficiles. En effet, il est possible de transposer un processus qui fonctionne à d’autres contextes plus délicats. Pour cela il est essentiel de pousser notre collaborateur à nous dire en détail comment il a fait pour obtenir des résultats positifs, voir exceptionnels.

Dans cette phase, où c’est essentiellement le collaborateur qui s’exprime, l’attitude d’écoute active du manager est primordiale. Il est opportun de reformuler en réutilisant les mots exacts utilisés par lui. Il ne faut surtout pas interpréter ou déformer les propos. Soyons précis, si certains propos ne nous paraissent pas assez clairs ou spécifiques, posons des questions et demandons d’illustrer les propos par des exemples. L’expression de nos collaborateurs sera d’autant plus sincère que nous aurons avec lui une réelle relation de confiance. D’où l’importance – répétons-le une fois de plus de tout le travail que nous avons fait en amont pour construire ce type de rapport. Dans une telle situation, il suffit au manager de confirmer les points évoqués par le collaborateur en veillant à bien traiter équitablement les points positifs et ceux qui le sont moins.

L’expérience nous a montré que même quand ils parlent d’eux un très grand nombre de collaborateurs ont tendance à focaliser sur le négatif ou à y venir très vite. Notre rôle est de les guider pendant l’entretien afin de respecter la structure décrite plus haut dans le message de préparation.

Que faire lorsqu’un collaborateur ne mentionne pas un succès ? C’est assez facile : il suffit d’en parler avec précision, en donnant des exemples concrets. Parfois nous permettons ainsi à notre collaborateur de clarifier un point fort dont il n’avait pas conscience.

Que faire lorsqu’un collaborateur ne mentionne pas un échec ou une performance insuffisante ? Le rôle du manager est bien entendu de le mentionner. Le but de cet entretien est également de donner un feedback sincère et complet.

Premier principe : soyons objectif en nous basant sur des faits observables et en rapport avec un contexte précis. Cela évite en général les discutailles qui porteraient sur la réalité des faits. Il faut également penser à respecter la personne en faisant preuve de bienveillance et de respect. Pas d’attaques personnelles, ni de généralisation tu type : « tu es lent, brouillon, ou tu ne réfléchis pas assez… ».

Notre rôle est d’adresser un comportement à améliorer, pas de remettre en cause un individu en tant que personne. Nous veillerons donc à être constructif, orienté vers le futur par la suggestion de solutions concrètes qui permettront d’envisager un résultat tangible dans un délai raisonnable.

Bien entendu, les pistes d’amélioration qu’elles soient évoquées par le collaborateur ou le manager feront l’objet d’un plan d’action concret avec des objectifs mesurables et, le cas échéant, les étapes nécessaires à leur atteinte.

Tout au long de cet entretien, le manager veillera à prendre des notes. Ces notes lui serviront ensuite à remplir le formulaire imposé par l’entreprise. Avant de le remettre pour archivage à la direction des ressources humaines, nous le ferons bien entendu valider par notre collaborateur. Ceci ne devrait être qu’une formalité puisque le fameux document est le reflet fidèle de l’échange que nous avons eu ensemble.